Piloter son entreprise par la data implique de bien gérer l'accès aux informations destinées à faciliter la prise de décision. Quel rôle joue le reporting dans le contexte d'une stratégie de Business Intelligence ?
Qu’est-ce que le reporting en BI ?
Phase incontournable d’un projet BI réussi, le reporting est l’une des étapes visant à transmettre les informations et données aux personnes d’une entreprise, et en particulier à celles qui sont en charge de prendre des décisions.
L'une des étapes essentielles d'un projet BI
Pour rappel, un projet de business intelligence est composé de 4 grandes phases :
- La phase de collecte via un processus ETL (Extract Transport Load)
- La phase de stockage et de modélisation
- La phase de restitution des données, dans laquelle s'inscrit le reporting
- La phase d'analyse et d'exploitation
En s'organisant ainsi, la chaîne décisionnelle permet aux managers de prendre des décisions stratégiques en adéquation avec les objectifs visés.
Ce que permet le reporting en informatique décisionnelle
Le reporting transmet de manière exhaustive les données collectées et stockées (c’est un point important, à la différence des tableaux de bord abordés plus loin dans cet article), ce qui en fait une “photographie” complète des activités de la société à un moment donné.
Les données transmises sont brutes et non traitées. Cela signifie que dans le cadre d’un projet d’informatique décisionnelle, nous n’en sommes pas encore à l’étape d’analyse et de sélection de la data la plus pertinente.
Le reporting permet notamment d’extraire des données issues de X ou Y période, d’une production ou d’un secteur particulier, ou encore en fonction de différents critères personnalisés. Nombre de ventes, marge, écarts comparatifs, coût de revient, etc. sont autant de données possibles que le reporting peut fournir… mais cela ne signifie pas que ces dernières répondent véritablement les besoins les personnes qui doivent décider et piloter par la data.
En effet, le reporting produit des indicateurs et chiffres bruts, non filtrés. Il ne peut donc pas être “intelligemment” utilisé tel quel, même s'il est aussi un outil de réalisation de calculs.
C’est pourquoi on le complète par l’utilisation de tableaux de bord (dashboards).
La différence entre reporting et tableaux de bord
Les deux concepts, bien que souvent assimilés ou rapprochés, servent en fait deux objectifs business distincts.
D’un côté, le reporting fait le point sur des données passées, que l’on remonte pour voir où l’on en est à instant T sur X ou Y période. Cela s’inscrit bien dans le cadre de la BI, qui cherche à montrer ce qui s’est passé afin d’identifier comment améliorer les performances commerciales dans le futur.
Mais pour y parvenir, l’entreprise, et plus particulièrement chaque service et décideur dont les besoins et objectifs sont particuliers, doit avoir accès aux informations les plus importantes pour sa prise de décision, et ce sur un tableau de bord qui réunit les données cruciales accessibles en un clin d’oeil.
Parmi les principales différences entre des rapports et des dashboards, on notera notamment les suivantes :
- Les dashboards ont tendance à se concentrer sur les données liées aux KPI (Key Performance Indicators), là où le reporting fournit de la data brute.
- Les tableaux de bord sont plus synthétiques, là où le reporting est exhaustif au vu des données transmises.
- Sur le plan de la forme, les tableaux de bord vont être plus visuels (data visualisation) et avoir recours à différents types de chartes, diagrammes, graphiques, etc.
- Les dashboards sont simples et doivent pouvoir être parcourus en un clin d’oeil tout en transmettant des points importants spécifiques correspondant aux indicateurs de succès arrêtés par le management, là où le reporting peut être complexe, tout en étant non filtré.
Il y a donc une vraie notion de sélection et de pilotage dans le tableau de bord, ce que l’on ne retrouve pas dans le reporting, qui joue plus le rôle d'outil de contrôle. Cela permet d’aider l’équipe ou le manager à prendre des décisions de manière éclairée par la data. D’ailleurs, un tableau de bord peut comporter des commentaires.
Si les deux diffèrent donc fondamentalement, ils sont tout aussi nécessaires à la stratégie de business intelligence de l’entreprise.
BI et reporting, réussir ses dashboards pour bien transmettre les informations
L'accès à des données pertinentes et organisées est fondamental. Il faut aussi prendre en compte que d'un département à l'autre, les besoins ne vont pas être les mêmes.
Pour réussir son reporting et ses tableaux de bord, le choix de l'outil le plus approprié doit être une vraie source de réflexion. Il ne s'agit pas tant de choisir celui qui fait le plus de choses (ou qui est classé comme le meilleur du marché, par exemple), mais bien celui qui répond le plus aux besoins de l'entreprise !
Bien souvent, le succès de l'implémentation va aussi impliquer une formation technique d'une partie du personnel à cet outil.
Ensuite, au niveau des dashboards, construire un tableau de bord fonctionnel et efficace est un vrai jeu d'équilibriste. En effet, il doit allier un fort degré de simplicité (au niveau du design notamment, pour faciliter la consultation des données) au niveau de complexité nécessaire à la prise de décision. C'est un point d'autant plus important que les sources et formats de données se multiplient aujourd'hui : outils de web analytique, ERP, CRM...
N'oublions pas, enfin, qu'à moyen et long termes l'amélioration de la performance passe par un processus itératif qui inclut notamment de se re-pencher régulièrement sur les objectifs de performance au regard des indicateurs transmis au niveau de l'étape du reporting.
Au final, de l'approche rétrospective du reporting au rendu plus affiné permis par les tableaux de bord, la business intelligence donne de solides leviers de décision au management de chaque entreprise.
Alphalyr édite une solution Saas de Business Intelligence Agile. Chaque manager reçoit tous les matins son reporting de ventes avec des données consolidées de plusieurs sources, des données de contexte comme la météo ou la concurrence. Son reporting personnalisé et automatisé lui permet de prendre des meilleurs décisions dès le matin. Notre système d’alerting Alphy, remonte des anomalies détectées sur un grand nombre d’indicateurs. Ces informations précieuses sont indispensables pour piloter efficacement l’activité.
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